要看一個主管的看個管理品質，就看他怎麼開例行性會議。主管質
只要讓我參與幾次例行性會議，理品例行我就知道團隊目前的麼開問題在哪了。例行性會議會凸顯以下資訊：
1.團隊是性會在解決問題，還是看個在彙整資訊
2.團隊是主動找答案，還是主管質在等主管作主
3.主管是否善用引導與提問來提升團隊能力
4.會議的主軸是否清晰，反應了團隊運作是理品例行否高效
5.團隊是缺乏意願、意識、麼開能力任一或多種
其實例行性會議就是性會團隊運作的縮影，這是看個團隊慣性，騙不了人。主管質
你相信嗎？只要改變例行性會議的理品例行報告內容、進行方式與跟進工作，麼開團隊的性會整體能力也會有大幅度的提升。
這就是我常講的「管理槓桿」，從小的改變來撬動大的變化。
幾乎每個公司、每個部門都會有例行性會議與報告，很多人可能覺得這樣的會議很沒意義，就是大家形式上做做樣子，把要講的講一講就結束了，但如果，你希望把管理做得更到位，那例行性會議對你來說就非常關鍵，重要性甚至遠高於月會。
例行性會議是你跟團隊互動的好機會，而月會一般是面對老闆，兩者的對象不同，重點不同，報告方式也不一樣。如果你想了解怎麼開好一個會議，可以參考我過去先前寫過的這篇文章。
本文我暫且回到例行性會議上，身為一個主管或會議主持人，在聽工作報告時，有一個關鍵環節，那就是「提問」，要做一個到位的主管，提問是你要增強的能力，你能透過提問來掌握部門的運作狀況，包含專案的執行狀況，KPI的達成狀況，內外部溝通的問題等；透過提問也能清楚同仁們的工作狀況，包含簡報者對工作的把握度有多高？他的專業水平怎樣？他的投入狀況如何？他面對公司的心態又是怎樣？目前可能遭遇了什麼問題？
有些主管會把例行性會議當成一個單純team building活動，所以對會議報告的過程不太在意，對很多的問題也視而不見，輕輕帶過，把例行會議當成一個大家有時間聚在一塊聊聊天的場合。
我強烈建議你千萬不要這樣做，多數人之所以會討厭例行性會議，就是因為它們被搞的四不像，參加會議對他們工作的推進與個人成長沒有幫助，覺得來了是浪費時間，但不來又不行，你必須重視例行性會議，因為這是一個團隊與個人能力都得以提升的一個重要場合。
會浪費自己與員工時間的主管，思維基本上是有問題的，開會是為了解決問題與提高工作效益，而非單純為了社交或展現權威。
如果你希望團隊能力提升，你要認真的進行每次的會議，除了對成員的報告內容做足要求外，也要持續拋出問題要簡報者回答，透過一問一答可以達到以下幾個目的：
- 釐清執行上有疑問的點
你的角度與同仁的角度可能不同，彼此都會有盲點，透過提問可以把彼此的盲點找出來，同步彼此的認知。有時身為專案的負責人，我們對專案的細節非常熟悉，因此會跳過很多自認為理所當然的過程，但聽的人其實聽得一頭霧水，就會有許多的疑問。若你本身就是聽眾，那你唯有透過提問才能獲得解答，否則就很容易帶著錯誤的認知。
- 協助對方找出問題
透過一問一答，提升彼此的問題分析與解決能力，部屬為了回答你每次會議的提問，他事前的準備就會做足，會自己先去找答案，長期累積下來，他解決問題的能力就會提升。
我在先前的分享中曾提過，以前有team leader跟我反應說會議太多，我跟他說：「我也覺得會議好多，如何才可以不用開這麼多的會？」
對方一臉疑惑的表示不知道怎麼處理，我告訴他：「你想想我會議中都問哪些問題，如果你能不開會就把我想知道的資訊，以及你想討論內容都用郵件或五分鐘的電話就交代清楚，那我們就不開會了。」
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像要提高效率，從那些例會下手是最快的，當週會已經成了例行工作，為會議而準備的資料也是沒有太多參考價值的內容時，把這些時間節省下來，每個人的生產力頓時都提升了20–30%，而且所有人為了能有效的溝通，花在精進自我工作能力上的時間，大約在半年後會發揮巨大成效。
減少浪費+精進能力，團隊生產力的提升其實非常非?？捎^。
會議愈多，其實反應的只是組織溝通效率的低落，會議有其必要性，但這只限於能有效提升生產力的那些。
確認對方真的掌握了必要的資訊，且對現況的判讀是正確的，若他無法解讀他的報告內容，那代表他看的不夠仔細，對現況掌握不足，執行上也很容易出問題。
所以我非常喜歡問一些例外狀況，比如如果當天碰到颱風怎麼辦？又比如競爭對手同時也採用了相同的戰略怎麼辦？萬一跟你假設不一樣怎麼辦？你說這件事合作夥伴那邊一定沒問題，那是你談妥了，還是只是猜想？
舉例來說，在某次的業務週會上，有個部門的業績未達標，落後了30%左右，此時業務主管表示他們可以在本週補上落後的業績。
我問他：「你知道業績落後的原因嗎？」
他回答我：「業務告訴我是名單品質問題，我會跟行銷溝通這件事。」
我說：「不是，我確認過名單給的量跟成交率都沒問題，但你們自己的開發量不足，然後成交前的轉化動作也沒有落實，整個比例掉了快10%，你沒發現？」
他說：「抱歉，沒有，我會去確認，但我們會努力在本週補上落後的部分?！?/p>
我說：「你依據什麼覺得有可能可以趕上業績？」
他說：「我們會加倍努力，總之會趕上?！?/p>
我說：「唉，根據現在的狀況跟你手邊的資源，你就算團隊每天工作12小時，週末都不休假，本週怎麼努力也趕不上?！?/p>
他最後回答我：「總之，我們會努力做到?！?/p>
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我跟這個業務主管的關係不錯，會後我跟他說為何我覺得做不到，因為當你手上的名單數量固定，而各渠道來的名單歷史轉化率大致在一個range內，波動不會太大。
