規(guī)劃階段是醫(yī)院為了完成項(xiàng)目目標(biāo)而制訂的行動(dòng)方案，用于指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施的信息系統(tǒng)項(xiàng)目項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目文件。規(guī)劃是規(guī)劃管理一切行動(dòng)的指南，好的階段規(guī)劃在以后實(shí)施過(guò)程中具有很好的指導(dǎo)作用，利于各類資源的醫(yī)院安排和協(xié)調(diào)。差的信息系統(tǒng)項(xiàng)目項(xiàng)目規(guī)劃在實(shí)施過(guò)程中會(huì)經(jīng)常變更，甚至導(dǎo)致重新規(guī)劃或完全未按照規(guī)劃執(zhí)行。規(guī)劃管理所以規(guī)劃是階段體現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理能力、經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)水平的醫(yī)院重要方案。
規(guī)劃階段項(xiàng)目管理內(nèi)容
醫(yī)院信息系統(tǒng)項(xiàng)目存在較多的信息系統(tǒng)項(xiàng)目項(xiàng)目不確定性，一些人往往不愿意去做規(guī)劃或?qū)⒁?guī)劃做得很簡(jiǎn)單。規(guī)劃管理這樣必然導(dǎo)致項(xiàng)目管理混亂、階段項(xiàng)目超期、醫(yī)院質(zhì)量低下，信息系統(tǒng)項(xiàng)目項(xiàng)目甚至項(xiàng)目失敗。規(guī)劃管理項(xiàng)目規(guī)劃的目的是讓項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中有一個(gè)清晰的指導(dǎo)，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員知道什么階段該做什么事情、由誰(shuí)去做、與哪些干系人打交道、誰(shuí)來(lái)監(jiān)督驗(yàn)收。由于項(xiàng)目前期規(guī)劃很多內(nèi)容都是預(yù)估，隨著項(xiàng)目深入，收集和掌握的信息不斷增多，原計(jì)劃可能存在這樣或那樣的問(wèn)題，可能需要進(jìn)一步規(guī)劃。 甚至由于重要項(xiàng)目干系人變更或前期設(shè)計(jì)存在重大缺陷或政策性變化，項(xiàng)目可能會(huì)發(fā)生重大變更，引發(fā)重新進(jìn)行一個(gè)或多個(gè)規(guī)劃過(guò)程，這些都是項(xiàng)目本身的特點(diǎn)所決定的，如不確定性、漸進(jìn)性、獨(dú)特性，所以項(xiàng)目規(guī)劃和文檔編制都是反復(fù)進(jìn)行的持續(xù)性過(guò)程，通常也稱為滾動(dòng)式規(guī)劃。規(guī)劃階段管理的主要內(nèi)容有：制訂各類項(xiàng)目管理計(jì)劃，包括總體規(guī)劃、范圍規(guī)劃、進(jìn)度規(guī)劃、成本規(guī)劃、質(zhì)量規(guī)劃、人力資源規(guī)劃、溝通規(guī)劃、采購(gòu)規(guī)劃、干系人管理規(guī)劃和規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理及應(yīng)對(duì)策略等。
規(guī)劃階段項(xiàng)目管理重點(diǎn)和難點(diǎn)
1. 規(guī)劃階段項(xiàng)目管理的重點(diǎn)在于收集需求，定義范圍。立項(xiàng)階段，項(xiàng)目章程中已定義了初步范圍，當(dāng)前工作就是在初步范圍內(nèi)進(jìn)行細(xì)化，如檢驗(yàn)管理系統(tǒng)項(xiàng)目，項(xiàng)目成員需要到檢驗(yàn)科調(diào)研，收集需求，對(duì)該子項(xiàng)目進(jìn)行摸底，如檢驗(yàn)管理系統(tǒng)，還要細(xì)分若干個(gè)子系統(tǒng)或子模塊，如是否要使用檢驗(yàn)科室主任管理、試劑管理、質(zhì)控管理子系統(tǒng)等。有多少臺(tái)檢驗(yàn)儀器，儀器廠家、型號(hào)、出廠時(shí)間、接口類型、是否要雙向通訊、是否要使用條碼或二維碼、對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果的圖形是否要處理等。需求內(nèi)容不同，管理要求不同，對(duì)軟件的要求也不同，這也是為什么同一家公司的軟件在某些醫(yī)院可能成功使用，但在另一些醫(yī)院卻實(shí)施不下去的重要原因。即便同一個(gè)功能，不同公司的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)方法也不盡相同。
項(xiàng)目范圍，即合同范圍，這與產(chǎn)品范圍有很大差別。如某些公司均有手術(shù)室管理系統(tǒng)，合同內(nèi)容均寫(xiě)為手術(shù)室管理系統(tǒng)，但甲公司的產(chǎn)品只有手術(shù)室記賬模塊，乙公司除了記賬模塊外還有手術(shù)預(yù)約和手術(shù)安排子模塊，丙公司除上述模塊外還有麻醉模塊，即與麻醉機(jī)相連，系統(tǒng)直接讀取、繪制麻醉曲線圖。某醫(yī)院若采購(gòu)了甲公司的手術(shù)室管理系統(tǒng)，理所當(dāng)然地認(rèn)為它們必須提供如丙公司一樣的產(chǎn)品，那么就會(huì)導(dǎo)致雙方理解不一致，從而產(chǎn)生矛盾。所以規(guī)劃前期收集需求、確認(rèn)范圍十分重要，它是后面計(jì)劃制訂的基礎(chǔ)，只有當(dāng)需求相當(dāng)明確、范圍沒(méi)有歧義的時(shí)候，才能做好工作任務(wù)分解，活動(dòng)資源和進(jìn)度評(píng)估，進(jìn)而進(jìn)行成本和人力資源測(cè)算，識(shí)別相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和進(jìn)行采購(gòu)規(guī)劃等。
2. 規(guī)劃階段的難點(diǎn)在于很難制訂準(zhǔn)確的計(jì)劃。醫(yī)院信息系統(tǒng)不像企業(yè)ERP、財(cái)務(wù)管理軟件，有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，醫(yī)院信息系統(tǒng)的復(fù)雜性、不確定性、缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)遵循，導(dǎo)致項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中存在較多變數(shù)，這也是導(dǎo)致項(xiàng)目難以制訂準(zhǔn)確計(jì)劃的重要原因。計(jì)劃內(nèi)容過(guò)于空泛、理想化，也是導(dǎo)致計(jì)劃失準(zhǔn)的重要原因。有的項(xiàng)目計(jì)劃就是一張系統(tǒng)上線時(shí)間表，簡(jiǎn)單列上對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)部門和責(zé)任人，沒(méi)有將工作任務(wù)分解成一個(gè)個(gè)工作包，也沒(méi)有做每個(gè)工作包的資源估算，人力工時(shí)、技能要求，沒(méi)有對(duì)工作包進(jìn)行活動(dòng)排序，找出最佳工作進(jìn)度圖譜，也沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，一切都在理想狀態(tài)下預(yù)計(jì)。溝通不足也是導(dǎo)致計(jì)劃失準(zhǔn)的重要原因。一個(gè)項(xiàng)目一般存在甲方、乙方，甚至由多個(gè)乙方同時(shí)完成一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容有先有后，往往由于計(jì)劃不周，導(dǎo)致等工狀態(tài)，造成這種狀態(tài)的原因就是溝通不足。多家單位同時(shí)進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，一定要有統(tǒng)一的項(xiàng)目計(jì)劃總表，總表要收集各單位負(fù)責(zé)任務(wù)預(yù)計(jì)完成的最短時(shí)間和最長(zhǎng)時(shí)間，特別對(duì)于緊前事件和緊后事件要重點(diǎn)跟蹤，盡可能督促各單位按計(jì)劃時(shí)間將各種資源安排到位，這中間需要做大量的溝通協(xié)調(diào)工作。
一份好的規(guī)劃，一定是前期做了大量的調(diào)研、分析和評(píng)估工作，從方方面面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審查，前期工作越細(xì)，后期計(jì)劃改動(dòng)得就越少，計(jì)劃的準(zhǔn)確性才越高。
如何做好規(guī)劃階段項(xiàng)目管理
前面啟動(dòng)階段確定了項(xiàng)目目標(biāo)、內(nèi)容、時(shí)間、人員、可調(diào)配資源和存在的風(fēng)險(xiǎn)等，相當(dāng)于作戰(zhàn)任務(wù)書(shū)，那么規(guī)劃階段則需要作出一份作戰(zhàn)計(jì)劃書(shū)。這份計(jì)劃書(shū)反映了項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)本項(xiàng)目的理解能力、掌控能力和規(guī)劃能力。如何才能做好規(guī)劃階段的項(xiàng)目管理呢？下文將從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。
1. 將項(xiàng)目進(jìn)行工作任務(wù)分解，細(xì)分為一個(gè)個(gè)最小的工作任務(wù)包。在此過(guò)程之中，要對(duì)項(xiàng)目范圍和產(chǎn)品范圍進(jìn)行界定明晰，即哪些需求是本項(xiàng)目要做的，哪些需求不在本項(xiàng)目范圍之內(nèi)，規(guī)劃階段可能做不到每個(gè)細(xì)小功能點(diǎn)，但關(guān)鍵流程、關(guān)鍵功能、干系人、關(guān)鍵問(wèn)題，均需要在這個(gè)階段明晰。只有這些需求明確了，才好制訂下面的工作計(jì)劃。例如檢驗(yàn)信息系統(tǒng)規(guī)劃，是否采用條碼管理標(biāo)本，是自主打印條碼還是采用預(yù)制試管，必須要提前明確，若采用自主打印，則需要規(guī)劃需要多少臺(tái)條碼打印機(jī)，選擇什么規(guī)格型號(hào)的紙張等。若采用預(yù)制試管，則需要醫(yī)院將所有試管都換成預(yù)制條碼試管。檢驗(yàn)系統(tǒng)軟件和流程設(shè)計(jì)也要做相應(yīng)的改變。
2. 了解各工作任務(wù)包的執(zhí)行能力 即分配到工作包單位或個(gè)人，需要什么樣的資源、需要多長(zhǎng)時(shí)間可以完成、與其他工作包之間的聯(lián)系等。如負(fù)責(zé)住院護(hù)士工作站培訓(xùn)工作包的工程師需要一個(gè)約25人的培訓(xùn)教室，需要護(hù)理部提供培訓(xùn)人員名單，需要搭建住院護(hù)士工作站培訓(xùn)軟件環(huán)境等，同時(shí)工程師要制訂培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)要求等。整個(gè)護(hù)士培訓(xùn)時(shí)間約4周。從這個(gè)工作包可以看出，緊前事件是培訓(xùn)教室、培訓(xùn)軟件環(huán)境搭建。教室和培訓(xùn)電腦網(wǎng)絡(luò)由醫(yī)院負(fù)責(zé)，是另外兩個(gè)工作包，只有當(dāng)這兩個(gè)工作包完成之后才能開(kāi)展培訓(xùn)。護(hù)理部提供培訓(xùn)人員名單則較為復(fù)雜，需要工程師先提交培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)要求給護(hù)理部，護(hù)理部才能根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)要求安排相應(yīng)的人員參加培訓(xùn)。若醫(yī)院暫無(wú)培訓(xùn)電腦，需要另行采購(gòu)，則所需時(shí)間可能很長(zhǎng)，培訓(xùn)計(jì)劃只能延后。
3. 對(duì)各種工作包進(jìn)行活動(dòng)排序 即作出詳細(xì)的進(jìn)度安排表，前面細(xì)分了每個(gè)工作包所需的資源、時(shí)間、緊前緊后事件，本項(xiàng)工作就是將這些工作包串聯(lián)起來(lái)，形成工作進(jìn)度安排表（圖），例如項(xiàng)目工程常用到的甘特圖，即可以很好地進(jìn)行展現(xiàn)。通過(guò)這張圖能夠十分清晰地了解每個(gè)工作包的內(nèi)容、時(shí)間進(jìn)度、責(zé)任人、與其他工作包之間的聯(lián)系，配合實(shí)際施工進(jìn)度，可以方便查詢?cè)摴ぷ靼翘崆巴瓿蛇€是滯后。另外，通過(guò)進(jìn)度安排表（圖）找出關(guān)鍵路徑，從而計(jì)算出較為準(zhǔn)確的實(shí)施時(shí)間周期。
4. 對(duì)項(xiàng)目規(guī)劃做好預(yù)留 預(yù)留是應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的一種常用的重要的方法，預(yù)留包括時(shí)間預(yù)留、資金預(yù)留、人力預(yù)留、設(shè)備預(yù)留等各類資源預(yù)留。有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理都不會(huì)將計(jì)劃時(shí)間做得剛剛好，因?yàn)椴豢深A(yù)測(cè)因素太多，計(jì)劃經(jīng)常超期會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目干系人不滿，將每個(gè)工作活動(dòng)最壞的情況適當(dāng)考慮進(jìn)去，根據(jù)情況做多幾天的時(shí)間預(yù)留，可以緩解項(xiàng)目因不可預(yù)測(cè)因素導(dǎo)致的延期，同時(shí)人們總是希望項(xiàng)目能提前完成，而不是推后完成。有些時(shí)候只預(yù)留時(shí)間還不夠，資金往往是困擾項(xiàng)目的重要因素，較大項(xiàng)目一般都會(huì)設(shè)有風(fēng)險(xiǎn)備用金，以應(yīng)對(duì)意外風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。人力也是決定項(xiàng)目成敗的重要因素。項(xiàng)目主要干系人變動(dòng)和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員變動(dòng)都會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成重大影響，這里面尤以HIS公司項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施工程師變動(dòng)最為頻繁，每次換人都需要重新進(jìn)行溝通磨合，實(shí)在不利于項(xiàng)目發(fā)展。做好同等人才儲(chǔ)備和預(yù)留，可以在一定程度上減少項(xiàng)目損失。設(shè)備預(yù)留可以采用自有設(shè)備預(yù)留和臨時(shí)租借，在關(guān)鍵設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不影響項(xiàng)目進(jìn)度。
5. 做好溝通規(guī)劃 這是項(xiàng)目管理中往往被忽略的方法，因?yàn)闇贤o(wú)處不在，很多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為不缺乏溝通，但是有計(jì)劃的溝通往往比口頭溝通和臨時(shí)溝通更有效果。之前已制訂好各項(xiàng)計(jì)劃，但計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程中總有不到位或被遺忘的時(shí)候，溝通計(jì)劃會(huì)在每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)出現(xiàn)之前提醒項(xiàng)目經(jīng)理需要提前做好安排。如計(jì)算機(jī)中心機(jī)房設(shè)備聯(lián)調(diào)，涉及服務(wù)器、存儲(chǔ)、交換機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、災(zāi)備系統(tǒng)等不同公司產(chǎn)品，需要不同的工程師到場(chǎng)進(jìn)行協(xié)作調(diào)試，若不提前溝通好時(shí)間，落實(shí)每位到場(chǎng)的工程師，聯(lián)調(diào)任務(wù)就完不成，既耽誤了項(xiàng)目進(jìn)度，也浪費(fèi)了其他公司的人力、時(shí)間。
總之，規(guī)劃階段項(xiàng)目管理主要工作就是要把工作做細(xì)，事事到人，人人有責(zé)，既有工作要求，又有時(shí)間要求，項(xiàng)目經(jīng)理要統(tǒng)籌這些任務(wù)，作出合理的、可執(zhí)行的總體規(guī)劃和分項(xiàng)計(jì)劃。
